Đại dịch coronavirus đã gây ra những thay đổi lớn trong bối cảnh làm việc. Hiện nay không chỉ có nhiều công việc được thực hiện từ xa mà nhiều công việc cũng được thuê ngoài. Đối với nhiều doanh nghiệp, việc thuê người làm việc tự do và nhà thầu độc lập cho các công việc cụ thể thay vì giữ số lượng nhân viên lớn hơn trong biên chế sẽ hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn. Đặc biệt, điều này đã kéo theo nhu cầu về trợ lý ảo ngày càng tăng.
Trợ lý ảo là gì?
Trợ lý ảo (VA) về cơ bản là những người làm việc tự do, làm việc ở vai trò quản trị cho một công ty hoặc khách hàng từ xa. Họ thuê hỗ trợ hành chính hoặc sáng tạo cho nhiều khách hàng và doanh nghiệp khác nhau và hỗ trợ các nhu cầu của họ ngay tại nhà. Đó là một tình huống đôi bên cùng có lợi cho cả người sử dụng lao động và người lao động. Từ góc độ kinh doanh, công việc thuê ngoài cho trợ lý ảo có nghĩa là họ không phải cung cấp cho VA không gian văn phòng, tiện ích và công cụ hoặc đóng góp bất kỳ lợi ích bổ sung nào khác. Trong khi một số lợi ích chính của trợ lý ảo bao gồm quyền tự do lựa chọn người họ làm việc cùng, khả năng làm việc theo giờ linh hoạt hơn và khả năng kiếm được hơn 200 bảng mỗi ngày. Ngoài ra, bạn có thể làm tất cả việc đó ở nhà mà không cần phải đi lại. Có gì không thích?
Có gì liên quan?
Làm trợ lý ảo có thể bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau. Điều này phần lớn phụ thuộc vào việc bạn đang làm việc cho ai và họ cần gì, nhưng nó có thể liên quan đến mọi thứ, từ việc chỉ trả lời điện thoại và gửi email, đến ghi sổ, lập kế hoạch kinh doanh và xuất bản trên máy tính để bàn. Có bất kỳ kỹ năng thích hợp? Tuyệt vời. Kỹ năng của bạn càng chuyên biệt thì bạn càng có thể tính phí nhiều hơn. Ví dụ: nếu bạn đã có 5 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành tiếp thị và có kiến thức sâu rộng về Nhà xuất bản Microsoft, bạn có thể tự quảng cáo mình là trợ lý ảo chuyên về tiếp thị và xuất bản trên máy tính để bàn.
Đảm bảo công việc trợ lý ảo dễ tiếp cận hơn bạn tưởng. Khi công việc từ xa trở nên phổ biến và cách sắp xếp làm việc linh hoạt ngày càng được ưa chuộng, trợ lý ảo có nhiều cơ hội để kết nối với khách hàng.
Tôi có cần bằng cấp không?
Mặc dù về mặt kỹ thuật không cần phải có bằng cấp hoặc đào tạo chính thức để trở thành trợ lý ảo, nhưng hầu hết khách hàng sẽ tìm kiếm kiến thức nền tảng hoặc kinh nghiệm liên quan trong công việc thư ký hoặc hành chính. Tuy nhiên, nếu bạn không có thứ này, đừng hoảng sợ! Có một điều, bạn sẽ có rất nhiều kỹ năng có thể chuyển đổi từ các vai trò khác như giải quyết vấn đề, làm việc nhóm và kỹ năng giao tiếp bằng văn bản. Ngoài ra, nhu cầu về trợ lý ảo ngày càng tăng đồng nghĩa với việc họ cần có những vai trò bổ sung như truyền thông xã hội, quản lý nội dung, viết blog và tiếp thị trên internet. Trong những trường hợp này, kinh nghiệm ở vai trò cụ thể sẽ phù hợp hơn kinh nghiệm quản lý chung.
Tôi cần những gì để thiết lập?
Để bắt đầu làm trợ lý ảo, bạn thực sự có thể giữ chi phí ở mức cực thấp. Mặc dù có một số thứ bạn cần nhưng rất có thể bạn đã có sẵn chúng. Tối thiểu bạn sẽ cần kết nối Internet băng thông rộng, đường dây điện thoại riêng, máy tính có tất cả phần mềm cần thiết và văn phòng phẩm. Ngoài ra, mặc dù bạn đã thanh toán các hóa đơn tiện ích nhưng bạn có thể yêu cầu hoàn lại một số thuế nếu bạn làm việc tại nhà.
Các bước để trở thành trợ lý ảo
BƯỚC 1: Sắp xếp các kỹ năng của bạn
Trợ lý ảo được thuê vì có nhiều kỹ năng và chuyên môn. Trước khi bắt đầu, hãy quyết định xem điểm bán hàng độc đáo của bạn là gì và bạn sẽ tiếp thị bản thân như thế nào trong sơ yếu lý lịch của mình.
Dưới đây là một số gợi ý để bạn bắt đầu quá trình động não:
- Bạn có kỹ năng thích hợp nào không?
- Bạn có được đào tạo chuyên môn hoặc trình độ chuyên môn trong một lĩnh vực cụ thể không?
- Có lĩnh vực công việc nào bạn muốn tìm hiểu hoặc tập trung hơn vào không?
Hãy nhớ rằng đây là một ngành liên tục tiến lên và phát triển nên bạn cần luôn cập nhật các kỹ năng và kiến thức của mình khi phần mềm và chương trình thay đổi.
BƯỚC 2: Bắt đầu
Đăng ký doanh nghiệp của bạn
Điều đầu tiên cần làm để bắt đầu là đăng ký kinh doanh với tên công ty của bạn. Hãy suy nghĩ cẩn thận về tên bạn chọn vì đó là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng tiềm năng sẽ có về bạn. Một lựa chọn phổ biến là chỉ hoạt động dưới tên riêng của bạn.
Sau khi chọn tên cho doanh nghiệp trợ lý ảo của mình, bạn nên kiểm tra xem tên đó chưa được người khác sử dụng. Bạn có thể kiểm tra điều này với Sổ đăng ký doanh nghiệp quốc gia . Ngoài ra, bạn cũng cần kiểm tra xem tên doanh nghiệp của mình có được đăng ký nhãn hiệu hay không . Nếu đúng như vậy, nó có thể khiến bạn gặp rắc rối pháp lý nghiêm trọng về sau, vì vậy tốt nhất bạn nên tìm hiểu trước!
Cuối cùng, bạn cần phải đăng ký tự kinh doanh với HM Revenue & Navy miễn phí, nhưng nếu bạn không hoàn thành việc này trong vòng ba tháng kể từ khi làm việc cho chính mình, bạn có thể bị phạt. Sau khi bạn đăng ký, họ sẽ gửi cho bạn tất cả thông tin liên quan bạn cần về bảo hiểm và thuế quốc gia.
Bảo hiểm kinh doanh và thuế
Với tư cách là trợ lý ảo, bạn sẽ cần cân nhắc việc nâng cấp hợp đồng bảo hiểm của mình vì làm việc tại nhà có thể ảnh hưởng đến bảo hiểm của bạn. Hiệp hội Trợ lý Ảo có một bài viết rất hữu ích ở đây về loại bảo hiểm bạn cần và lý do bạn cần nó.
Khi mới bắt đầu làm trợ lý ảo, bạn có thể sẽ không phải trả VAT vì bạn được phép đạt doanh thu 85.000 bảng Anh trước khi phải trả số tiền đó. Tuy nhiên, nếu doanh thu chịu thuế của bạn trên 85.000 bảng Anh thì bạn sẽ phải liên hệ với HMRC để đăng ký VAT. Điều này cũng có nghĩa là bạn sẽ phải tuân thủ những thay đổi gần đây của chính phủ đối với Thực hiện thuế kỹ thuật số . Có nhiều nền tảng phần mềm khác nhau có thể giúp bạn thực hiện Quy trình lập thuế kỹ thuật số ( MTD ).
Chi phí tài chính và khởi nghiệp
Nguồn tài chính ban đầu và chi phí khởi nghiệp thường ngăn cản bạn kiếm được lợi nhuận ngay lập tức. Hãy chuẩn bị cho điều này và xem Bạn có nên mắc nợ khi bắt đầu kinh doanh để biết thêm thông tin.
BƯỚC 3: Tìm việc làm VA
Đăng ký với cơ quan VA
Đăng ký với một đại lý có thể là điểm khởi đầu tốt để có được việc làm và tìm kiếm khách hàng. Tuy nhiên, hãy cảnh giác và tránh các cơ quan sẽ tính phí bạn làm việc cho họ. Khi bạn đã trả tiền cho họ, sẽ rất nghi ngờ nếu bạn nhận được phản hồi từ họ lần nữa. Tương tự, tránh bất kỳ quảng cáo nào 'làm giàu nhanh chóng' hoặc 'kiếm tới £1000 mỗi ngày'. Bất cứ điều gì quá tốt để có thể trở thành sự thật trên thị trường việc làm luôn luôn như vậy.
Một trong những trang web tốt nhất để xem là Hiệp hội Trợ lý ảo. Đây là dịch vụ miễn phí và họ có vô số thông tin hữu ích dành cho trợ lý ảo. Bạn có thể chọn từ hai loại thành viên khác nhau: được phê duyệt và tiêu chuẩn.
- Tư cách thành viên tiêu chuẩn được thiết kế để hỗ trợ những người muốn trở thành trợ lý ảo. Nó bao gồm một số công cụ hữu ích. Bạn sẽ có quyền truy cập vào diễn đàn nơi bạn có thể đăng các truy vấn của mình, blog xã hội và các tài nguyên khác.
- Thành viên được phê duyệt là dành cho các doanh nghiệp. Bạn sẽ phải đồng ý với quy tắc ứng xử và có trang web và email chất lượng chuyên nghiệp sẽ được kiểm tra. Khi bạn đã được xác minh, bạn sẽ được thêm vào cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm. Họ cũng sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập vào phần 'việc làm có sẵn' của diễn đàn, hy vọng điều này sẽ dẫn đến công việc được trả lương.
Quảng cáo doanh nghiệp của bạn
Khi bạn lần đầu thành lập bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, việc làm cho dịch vụ của bạn được biết đến và tìm nguồn cung ứng khách hàng là rất khó khăn. Bài viết Tìm kiếm khách hàng làm nghề tự do của chúng tôi có một số gợi ý hữu ích về cách quảng cáo và tìm kiếm khách hàng cho chính mình.
Để có được những khách hàng đầu tiên, bạn cần biết bạn muốn cung cấp dịch vụ VA của mình cho loại người nào. Lập danh sách các kỹ năng chính của bạn, những gì bạn đã đạt được và những gì bạn thích. Sau đó hãy nghĩ xem loại công ty nào sẽ cần dịch vụ của bạn. Loại công ty nào có thể cần bạn sắp xếp email hoặc đường dây điện thoại của họ? Những công ty nào có thể cần trợ giúp ảo về dịch vụ khách hàng của họ ?
Hãy xem xét những gì bạn có thể cung cấp để cải thiện năng suất của họ, những lợi ích mà dịch vụ của bạn mang lại cho công ty và điều gì khiến bạn nổi bật giữa đám đông.
Phương tiện quảng cáo của bạn sẽ phụ thuộc vào đối tượng mục tiêu của bạn. Tự hỏi bản thân minh:
- Những công ty này đọc/sử dụng tài liệu gì?
- Những công ty này có mạng lưới ở đâu?
- Công ty này có khả năng tiếp xúc với hình thức truyền thông nào thường xuyên nhất?
Ngoài ra, tạo trang web của riêng bạn là một cách hay để thể hiện mình là trợ lý ảo. Trang web là nơi hữu ích để bạn xây dựng CV trực tuyến, giới thiệu kinh nghiệm và chứng thực cũng như sử dụng nó để quảng bá dịch vụ của mình. Có rất nhiều công cụ miễn phí giúp việc này trở nên dễ dàng. Cách thiết lập trang web cho doanh nghiệp tự do của bạn có đầy đủ tất cả thông tin bạn cần để bắt đầu.
BƯỚC 4: Nâng cao kỹ năng, tăng lương
Trợ lý ảo có thể kiếm được nhiều tiền hơn bằng cách nâng cao các kỹ năng mà họ cung cấp. Những việc như ghi sổ, quản lý web và chỉnh sửa bản sao là những cách phổ biến để tăng sức hấp dẫn của bạn đối với khách hàng tiềm năng. Về cơ bản, bạn càng làm được nhiều việc thì bạn càng có khả năng cung cấp nhiều khách hàng tiềm năng hơn và điều này sẽ tăng cơ hội nhận được việc làm cho bạn. Công việc đa dạng là cái hay của việc trở thành trợ lý ảo và bạn càng làm được nhiều việc thì bạn càng được tính phí nhiều hơn.
Trợ lý ảo kiếm được bao nhiêu?
Theo Glassdoor , mức lương trung bình hàng năm của một trợ lý ảo chỉ dưới 30.000 bảng Anh. Ngoài ra, một cuộc khảo sát hàng năm do Hiệp hội Trợ lý ảo thực hiện cho thấy mức lương trung bình mỗi giờ cho một VA ở Anh là £27. Những số liệu này có thể giúp bạn có ý tưởng sơ bộ, nhưng rõ ràng nó phần lớn phụ thuộc vào những kỹ năng và kinh nghiệm mà bạn có thể mang lại cho vị trí đó.
Có một số điều quan trọng bạn cần tính đến khi đặt mức giá của mình. Đầu tiên, bạn muốn quyết định xem bạn sẽ tính phí dựa trên mức giá theo ngày hay theo giờ. Tuy nhiên, hãy cảnh giác về việc tính phí theo giờ, vì bạn có thể phải làm việc nhiều giờ không được tính phí khi nghiên cứu và thực hiện các nhiệm vụ quản trị viên của riêng mình, điều đó về cơ bản khiến bạn kiếm được ít tiền hơn mức bạn có thể làm theo mức lương ngày.
Tuy nhiên, với tư cách là một người tự kinh doanh, bạn cũng cần tính đến việc thiếu:
- Lương nghỉ lễ
- Lương ốm
- Nghỉ thai sản
- Số giờ đảm bảo
- Đóng góp lương hưu
- Bảo đảm việc làm; Và
- Cung cấp văn phòng phẩm và tiện ích
Bạn sẽ cần tính toán thực tế rằng bạn đang bỏ lỡ những lợi ích này khi định giá. Trên thực tế, bạn nên thêm tối thiểu 25% vào giá của mình để đảm bảo chi phí và thuế của bạn được trang trải. Ví dụ: nếu bạn đang nghĩ đến việc tính phí £20 một giờ thì mức phí này sẽ thay đổi thành £25.
